La structuration d'un projet
Structurer un projet, c'est le découper intelligemment de manière à pouvoir le manager au mieux.
État de la situation : CMM à la rescousse…
Le modèle CMM (Capability Maturity Model) définit 5 niveaux de maturité de la gestion de projet dans l'entreprise :
- Chaotique : aucune procédure n'est formalisée. Les projets sont conduits les uns après les autres, sans qu'une façon de faire « type » et réutilisable ne soit définie. La communication est défaillante et le monitoring projet est absent, tout comme l'évaluation de la performance. Le succès d'un projet repose entièrement sur les épaules de son réalisateur.
- Discipliné : le processus de conduite de projet est rationnel et reproductible, mais les pratiques varient selon le chef de projet. Des techniques de structuration et de planification (lotissement, découpage en phases…) sont mises en place et respectées. Le chef de projet a une forte responsabilité.
- Standardisé : une standardisation adéquate des pratiques est observée au niveau de l'entreprise, une cellule « normes et méthode » est en place. Tous les projets sont gérés selon une méthodologie partagée.
- Dirigé : la réussite des projets est quantifiée et les causes d'écart peuvent être analysées de manière rigoureuse. L'expression de la qualité demandée par le client est prise en compte pour quantifier les objectifs du projet et établir des plans selon la capacité des processus de l'organisation.
- Optimisé : la démarche d'optimisation est continue, afin d'anticiper les évolutions prévues.
Environ 70% des entreprises se situent au niveau 1 (chaotique) du CMM…
Structurer un projet ?
Chacun l'aura compris : les mauvais chefs de projet, qui naviguent à vue et qui pensent que « rien ne sert de passer trop de temps à réfléchir, agissons, commençons la conception et les développements au plus vite et nous finirons plus tôt », ont toutes les chances d'échouer (et échouent, généralement…). Mais commençons par définir précisément ce que nous entendons par « structuration d'un projet ».
Structuration d'un projet
La structuration d'un projet, c'est comme l'écriture d'un scénario au cinéma : bien avant de tourner, le scénariste commence par coucher les idées sur le papier : quel est le contexte, quelle est l'histoire, quels sont les personnages…
La structuration d'un projet consiste à comprendre, expliciter et formaliser les différents livrables à produire dans le cadre du projet, puis à établir la liste des tâches qui seront nécessaires pour aboutir à ces productions.
Démarche de structuration d'un projet
Il n'y a pas une structure meilleure mais différentes structures qui sont les meilleures dans différentes conditions.
– James Woodward
Nous connaissons à présent toutes les actions à entreprendre pour structurer un projet. Voyons maintenant dans quel ordre mener ces différentes actions, et quels acteurs sont impliqués.
Impliquer la MOA
Nous ne le répèterons jamais assez : un projet se gagne dans ses toutes premières phases, et il est très important de s'assurer de partir dans la bonne direction, dès le début. Cette règle s'applique notamment lors de la structuration de notre projet, et il est indispensable de faire intervenir la maîtrise d'ouvrage lors de cette phase, notamment pour valider la bonne compréhension des produits attendus. En partant sur cette base du « nous sommes d'accord sur ce qui devra être fourni en fin de projet », le chef de projet met toutes les chances de son côté pour la suite des opérations…
Processus de structuration
Voici une démarche efficace pour structurer un projet correctement :
- Sur la base du cahier des charges fonctionnel, identifiez les produits attendus : formalisez les par exemple en une PBS (product breakdown structure), que vous ferez figurer dans un cahier des charges technique.
- Faites valider ce cahier des charges technique par la MOA, ce qui vous engage et vous protègera à la fin du projet en cas de désaccord sur la solution proposée. Cette validation est extrêmement importante.
- À partir du cahier des charges technique, établissez la liste des tâches (regroupées en lots) qui seront nécessaires à l'atteinte des objectifs du projet sur lesquels vous vous êtes engagé.
- Établissez l'organigramme des tâches (ou WBS : work breakdown structure) du projet : dans une structure arborescente, faites apparaître toutes les tâches qu'il faudra réaliser.
Process de structuration projet, entre CP et MOA
OT, WBS, PBS… mais surtout du bon sens !
Gardez toujours en tête qu'une PBS ou une WBS ne remplaceront jamais à elle-seules le GBS (Gros Bon Sens) !
Où en sommes nous ?
À ce point de la démarche, nous avons structuré notre projet, nous en connaissons les tenants et les aboutissants. Sur la base de ce travail, nous devons maintenant définir le planning du projet.
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